Tietosuoja & yksityisyys

Riemuriimit Oy
Y-tunnus: 2758709-1

Tietosuojaseloste
Kuntoutujien asiakastietojen käsittely- ja ylläpitorekisteri
Tämä asiakirja sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti rekisteröidylle toimitettavat tiedot.
Henkilötietolaki (523/1999) 10 §, 24 §
Päivitetty 18.1.2021

Rekisterinpitäjä
Puheterapeutti Outi Heikkinen
Parkki 33
67300 KOKKOLA
Puhelin 0407179154

Rekisterin yhteyshenkilö
Outi Heikkinen  
p.0407179154,  heikkinenouti1@gmail.com

Rekisterin nimi
Puheterapian asiakasrekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn perusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen pitää rekisteriä puheterapiassa käyvistä asiakkaista (Henkilötietolaki 8§, EU 2016/679). Puheterapeutilla on salassapitovelvollisuus. Tietoja käsitellään potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä annetun asetuksen (99/2001) mukaan. Tietoja käsitellään vain kuntoutukseen tulevien/olevien henkilöiden kuntoutuksen suunnittelua, toteutusta ja jatkuvuutta varten. Terapiapalveluiden laskutusta varten tarvitaan asiakkaiden henkilötiedot kuntoutuksen maksajataholle esim. Kelalle.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään asiakkaiden yksilöintitiedot, kuten nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tarvittaessa ammatti, läheinen henkilö, alaikäisen huoltajat ja yhteystiedot.
Hoidon kannalta tarpeellisia ovat kuntoutuspäätös ja sen mukana saadut asiakirjat, kuntoutukseen liittyvät muut kuntoutujan luvalla hankitut asiakirjat, tutkimustulokset, kuntoutukseen liittyvät yhteydenotot, ja kuntoutuksesta laadittu kuntoutuspalaute.
Laskutusta varten ostopalvelupäätökset, ajanvaraustiedot ja kirjanpitotiedot.
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.
Säännönmukaiset tietolähteet
– palvelun tilaajalta eli esim. Kelasta tai Soitelta saadut tiedot
– lähettävältä taholta/hoidosta vastuussa olevalta taholta saadut tiedot
– kuntoutujalta itseltään saadut tiedot
– kuntoutujan luvalla eri paikoista hankitut tiedot
– kuntoutuksen aikana kirjatut ja esille tulleet tiedot
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Kuntoutusjakson päättyessä palvelusta laadittu palaute luovutetaan asiakkaalle/ huoltajalle, tutkivalle julkisen terveydenhuollon taholle (esim. sairaala), kuntoutuksen maksavalle taholle (esim. Kela), yhteistyökumppaneille asiakkaan/huoltajan tai laillisen edustajan (esim. asiakkaan muut terapeutit, koulun tai päiväkodin henkilöt, hoitajat). Kuntoutuslasku palvelun tilaajalle, esim. Kela.
Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien tahojen ulkopuolelle. Tietoja luovutetaan viranomaisille kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella ja vain kyseisen asian vaatimassa laajuudessa.
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto talletetaan erikseen tähän tarkoitukseen varattuun lukittuun tilaan, jonka käyttöoikeus on vain Outi Heikkisellä.
Atk:lle talletetut tiedot: Rekisteritietojen suojaus tietokoneella ja muistitikulla varmistetaan teknisillä suojauskeinoilla, kuten palomuurilla, virustorjunnalla ja salasanoilla, jotka ovat vain rekisterinpitäjän tiedossa. Käytössä on Kelan sertifioima sähköisen dokumentaation tietojärjestelmä Diarium. Digitaalisen rekisterin ylläpito ja varmuuskopiot otetaan tietohallinnon Diariumin toimesta. Asiakastietojärjestelmän käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen säilytysajan määrittämiskriteerit
Sähköisten potilasasiakirjojen käyttöön ja luovutukseen liittyvät sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain 5§ tarkoitetut lokitiedot tulee säilyttää eheinä ja muuttumattomina vähintään 12 vuotta niiden syntymisestä. 12 vuotta viimeisen käynnin toteutumisesta säilytetään ajanvarauskirjat, muiden terveydenhuollon yksiköiden paperiset lausunnot ja paperiset muistiinpanot. Erilaiset kuntoutukseen liittyvät tallenteet säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta ja jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.

Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja oikeus tiedon korjaamiseen
Jokaisella on oikeus tarkistaa omat tietonsa (Henkilötietolaki 26§, EU 2016/679) esittämällä pyynnön kirjallisesti rekisterinpitäjälle, omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla. Asiakirjasta tulee ilmetä yksilöidysti, mitä asiakirjan osaa tarkistuspyyntö koskee.
Asiakkaalla tai alaikäisen asiakkaan huoltajalla on oikeus pyytää korjata havaitsemansa virheellinen tieto esittämällä korjattava tieto kirjallisesti. Pyynnössä on perusteltava mitä vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja miten korjaus pyydetään tekemään.